1. Clarity.. Berkaitan dengan arah/tujuan perusahaan. misal, Tanya: "Bapak/ibu mau ke mana? Bis ini mau ke Surabaya." Jawab: "Gak penting, Pak. Yang penting saya naik bis." Inikah gambaran anak buah Anda? Yang hanya bekerja, tanpa tau ke mana arah perusahaan akan dibawa? Dia tidak tahu apa visi perusahaan, apa value-value dalam perusahaan, berapa target yang ingin dicapai perusahaan. Atau jangan-jangan Anda tidak pernah mendefinisikan perusahaan Anda. Tips: di banyak perusahaan besar terpampang Visi, Misi, dan Goal perusahaan. Ada juga yang ditulis/print di balik ID Card pegawainya. Kenapa mereka yang sudah sukses tidak Anda contoh? Katanya bisnis itu ATM (Amati Tiru Modifikasi) atau bahkan ATP (Amati Titu Plek). Carilah SUCCESS MODEL untuk bisnis Anda.
2. Urutan proses kerja dan JOBDESC.. Jika anak buah Anda masih bertanya tentang tugas dan tanggung jawabnya, maka, belum ada JOBDESC dalam bisnis Anda. Sebagai contoh, bayangkan situasi ini: Anda adlh seorang kepala desa di suatu kampung, tertangkap seorang pencuri, kemudian warga berbondong-bondong ke kantor Anda (bkn seorang polisi) yang bersebelahan dengan kantor polisi. Kemudian Anda membawanya ke kantor polisi. Selang beberapa hari, terjadi sengketa tanah, di antara warga Anda, kmdn datang ke kantor Anda, lalu Anda membawa mereka ke kantor Badan Pertanahan setempat. Naaahh... Seberapa paham anak buah Anda tentang pekerjaannya? Ke mana dia harus melaporkan pekerjaannya? Apa proses berikutnya dari pekerjaannya? Misal: bagian gudang melapor kepada siapa jika ada stok yang hampir habis dan harus dipesan segera, ke mana bagian pajak setelah selesai menghitung pajak dan akan membayarnya, kepada siapa jika kendaraan operasional sudah harus diservis, lapor ke bagian apa setelah kasir mendapat pembayaran dari customer, siapa yang memantauumur utang dan piutang perusahaan, dll.
3. Business dashboard.. Apa itu? Bayangkan mobil Anda tanpa dashboard. Tidak ada petunjuk ukuran kecepatan (speedometer), indikator temperator mesin, indikator oli, indikator bahan bakar. Apa yang terjadi? Atau ada tapi tidak berfungsi. Dijamin bisnis Anda tidak akan bertahan dan bertumbuh sampai 5 tahun. Klopun masih jalan yaa sekedar "masih". Lalu, apa yang terjadi jika indikator tersebut semuanya berfungsi dengan baik? Mengapa penting? Anda akan tahu mana yang berfungsi dengan baik, dan mana yang perlu dapat perhatian khusus, bahkan mungkin harus "overhaul" dalam organisasi Anda, turun mesin, bersihkan, ganti dengan part2 yang baru jika diperlukan, dan pasang kembali.
Mari menyusun ulang bisnis Anda. Siapkan kertas, kemudian jawab pertanyaan2 berikut:
1. WHAT. Produk apa yang Anda jual? Apa saja materialnya? Apa proses2nya? Tidak hanya di bagian produksi, di bagian keuangan, apa saja laporan yang dibutuhkan oleh Top Management/BO misalnya. Atau di bagian Marketing, strategi apa saja yang akan diambil dalam memenuhi target perusahaan. Strategi apa dan produk yang mana.. Biasakan untuk spesifik.
2. WHO. Siapa yang mengerjakan? Produksi, marketing, finance, HRD, dll. Setiap personil dari organisasi Anda punya tugas dan tanggung jawab masing2. Hilangkan yang tidak perlu atau pekerjaan/tanggung jawab yang dilakukan oleh 2 orang, kecuali untuk tugas2 khusus yang memerlukan keterlibatan 2 org atau lebih, misalnya: mengangkat material tertentu, perbaikan mesin, dll. Pastikan pekerjaan tersebut MEMANG MEMBUTUHKAN 4 tangan. Bedakan juga antara fungsi PELAKSANA dan fungsi SUPERVISI. Bedakan antara surat rekomendasi utk merekrut seseorang dengan KEPUTUSAN merekrutnya atau tidak.
3. WHERE. Di mana proses kerja dilakukan? Pembukuan.. Oohh di bagian Accounting. Laporan penjualan, dari bagian sales & Marketing diserahkan ke bagian Keuangan dan Perencanaan produksi (misal dalam sebuah pabrik, laporan tsb diserahkan ke PPIC, atau bisnis resto, pesanan diserahkan ke dapur).
4. HOW. Bagaimana perkerjaan harus dilakukan. Dibuatlah SOP (Standar Operational Procedure) atau Juklak (Petunjuk Pelaksanaan). Dalam sebuah pabrik, di bagian produksi, untuk membuat produk A, harus menggunakan material X, Y, Z, dengan proses melalui mesin 1, 2, kemudian metrial X bercempur dengan Y dan Z di mesin 3, lalu finishing di mesin 4, dst. Atau di bagian sales & marketing dibuat standar cara menangani complain dari pelanggan. Dan lain2, Anda bisa kembangkan di bagian maing2.
5. WHY. Setiap bagian bahkan personil, harus mengetahui mengapa setiap proses dalam SOP atau JUKLAK tsb harus dilakukan. Pertanyaan WHY ini menentukan proses berikutnya. Mengapa pekerjaan tersebut penting untuk dilakukan dan dibutuhkan oleh bagian yang lain. "The NEXT PROCESS is YOUR CUSTOMER". Pertanyaan ini yang akan membentuk BUDAYA dari perusahaan!
By : Dania Setiabudi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar